QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI KHUÊ TÚ
Dựa vào mục tiêu số hóa tài liệu
khác nhau của khách hàng mà Khuê Tú đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp
đối với từng cơ quan, tổ chức. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi giới thiệu quy trình cơ bản cho việc số hóa tài liệu.
Bước 1. Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa.
Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào
lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa
tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài
sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài
liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của
pháp luật.
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu.
Các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp đều được tách khỏi tài liệu. Sau đó, tài liệu được phân loại bằng mã vạch (barcode) và kiểm tra chất lượng để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.
Bước 3. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file:
- Toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị chuyên dụng, năng suất tối đa có thể đạt được là 100.000 tờ/ngày.- Tách bộ tài liệu tự động bằng mã vạch, hoặc trang phân tách.
- Kiểm tra chất lượng ảnh 100% ảnh quét, thực hiện thao tác quét lại, quét bổ sung tài liệu nếu cần thiết.
- Lập chỉ mục (hay còn gọi là biên mục tài liệu) bằng các công nghệ nhận dạng tự động OCR, OMR, ICR… kết hợp với thao tác soát xét, kiểm tra khi cần thiết.
- Kết xuất kết quả theo đúng yêu cầu của khách hàng và với định dạng TIFF, JPEG, PDF, hoặc Searchable PDF… vào thẳng Hệ Thống Lưu Trữ Điện Tử của khách hàng, hoặc lưu tạm vào một thư mục trung gian để sẵn sàng chuyển đổi vào hệ thống.
- Lưu lại các phiên làm việc, phục vụ cho công tác truy vết hoặc các trường hợp cần thay đổi tiêu chuẩn kết xuất.
Bước 4. Kiểm tra chất lượng
Tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ
thuật của thiết bị scan. Những tài liệu không đạt chất lượng sẽ được scan lại và xử lý tốt nhất có thể.
Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.
Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc.
Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với
những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được
kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban
đầu đã nhận ở bước 1.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét