HƯỚNG DẪN CÁCH SCAN TÀI LIỆU THÀNH FILE LƯU VÀO MÁY TÍNH
Như chúng ta đã biết, Scan tài liệu hay số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chuyển hóa các tài liệu, giấy tờ dạng giấy thành các file lưu trữ trong máy tính (file PDF, file word, file ảnh ….). Scan tài liệu mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm không gian lưu trữ, khả năng bảo mật, tìm kiếm tốt hơn.
Thông thường khi các cá nhân, tổ chức, cơ quan hay doanh nghiệp có nhu cầu Scan tài liệu với số lượng lớn họ sẽ tìm đến các cơ sở chuyên nhận làm dịch vụ Scan tài liệu, số hóa tài liệu để có thể scan một cách nhanh nhất, sắc nét và không phải đầu tư chi phí cũng như máy móc để Scan.
Tuy nhiên có một số đơn vị, công ty tại văn phòng làm việc thường xuyên phải Scan hình ảnh, Scan tài liệu, giấy tờ công văn, và đã được trang bị máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng có chức năng scan thì họ không cần đến các cơ sở dịch vụ nữa.
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi giới thiệu đến tất cả các bạn, những ai chưa biết cách scan tài liệu từ máy scan, máy in đa năng vào máy tính. Để Scan tài liệu vào máy tính các bạn làm như sau :
- Kết nối máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng của bạn với máy tính thông qua dây cáp
- Cắm nguồn điện vào máy scan, máy in đa năng
- Hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt phần mềm Scanner and Camera Wizard (cài đặt khi mua máy Scan)
- Bước tiếp theo hãy đặt tờ giấy bạn muốn Scan vào máy , đối với máy scan ADF (kéo giấy tự động) chuyên dụng hiện nay trên thị trường hầu hết hỗ trợ scan 2 mặt cùng lúc, riêng đối với máy scan Flatbed bao gồm trong máy in đa chức năng các bạn lưu ý chỉ có thể scan từng mặt 1, nếu bạn muốn scan 2 mặt thì lật 2 lần
- Vào Start > All Programs > Accessories, sau đó chọn Scanner and Camera Wizard.
- Cửa sổ Scanner and Camera Wizard sẽ xuất hiện, bạn nhấp chuột chọn Next.
- Trong Tab Choose Scanning Preferences kích tùy chọn Picture type để chọn phù hợp nhất với giấy quét của bạn, sau đó kích Next.
- Trong cửa sổ Picture Name and Destination, nhập tên ảnh của bạn, chọn định dạng file JPG, sau đó chọn thư mục mà bạn muốn ảnh sau khi được quét sẽ được lưu ở đó.Sau đó chọn Next.
- Máy tính sẽ scan tài liệu của bạn. Trên trang Other Options, kích Nothing. Sau đó kích Next.
- Trên cửa số Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn có thể quan sát được tài liệu đã được scan bằng cách kích vào liên kết hiển thị trong đó. Nếu bạn không hài lòng về kết quả thu được, hãy kích Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences, điều chỉnh các thiết lập và thực hiện lại việc scan. Lặp lại hành động này cho tới khi bạn thực sự hài lòng với ảnh được scan. Kích Finish để đóng tiện ích và mở thư mục có tài liệu được scan.
Như vậy là bạn đã scan xong một tài liệu, lặp lại tất cả các bước trên khi muốn scan các tờ tài liệu tiếp theo, với file scan xong bạn có thể gửi nó trong một email hoặc fax đến máy khác. Đây là cách nhanh chóng và ít tốn kém hơn nhiều so với việc gửi thông qua bưu chính. Các tài liệu đã scan sẽ không bị ảnh hưởng bởi thời gian vì vậy chúng có thể tồn tại mãi mãi.
Tuy nhiên Scan tài liệu là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức khi sử dụng phương pháp thủ công như trên, đối với số lượng vài nghìn tờ đến hàng trăm nghìn tờ hoặc Scan các cuốn sách, thì các bạn nên đầu tư một máy scan chuyên dụng hoặc đến với các cơ sở nhận làm dịch vụ scan tài liệu với máy scan công nghiệp để hiệu quả được tốt hơn.
Chúc các bạn thành công !
CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 39 Nguyển Bỉnh Khiêm St, Ward 1, District Gò Vấp, HCMC
Tel: 08. 83588 0134
Mobile: 0988 422 522
Email: camtu@khuetu.vn
Mobile: 0988 422 522
Email: camtu@khuetu.vn
Web: www.khuetu.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét